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领事认证代办受理服务操作规范
2007年06月07日 来源:

 

领事认证代办受理服务操作规范

 

经中国外交部领事司备案同意和广州市人民政府外事办公室委托,由广州对外交流发展中心代办广州市领事认证工作。为规范领事认证代办受理服务,特制订本操作规范。

一、   领事认证的定义和目的

领事认证是指一国外交机构及其授权机构在涉外文书上确认其本国公证机关或某些特殊机关的印章或该机关主管人员的签字属实。经过认证的证书具有域外法律效力,可为文件使用国有关当局所认可。按照国际惯例和我国领事实践,我国发往国外使用的各类商业和民事证书(除免认证或有特殊规定的国家外)均需办理中国外交部或其授权机构以及文件使用国驻中国使、领馆的领事认证。

二、领事认证的种类

(一)双认证:按照有关规定,凡涉外公证书或商业文书在前往国外使用前,须先办理(出证国)中国外交部或外交部授权政府机关的领事认证后,还须办理(使用国)外国驻中国使、领馆的领事认证;

(二)单认证:凡前往部分国家和地区使用或用于向外国驻中国使、领馆申办签证等用途的涉外公证书和商业文书,仅需办理(出证国)中国外交部或外交部授权政府机关的领事认证。

三、涉外公证书的类别

(一)民事:如出生、死亡、亲属关系、婚姻状况、未受刑事处分、学历、经历、职业资格、国籍、声明书、委托书、影印件与原件相符、译文与原文相符等。

(二)商业:合同、公司章程、营业执照、授权委托等。

1、本省(市、区)内有关贸促分会出具或证明的原产地证明、各类发票、各类证明及各类单据(发货清单、装箱单、提单、保险单)等。     

2、本省(市、区)内有关出入境检验检疫机构出具的健康证明、商品检验证明、动植物检疫证明及产地证明等。

四、领事认证代办受理服务操作规程

(一)受理

1、应由申办涉外公证书、商业文书领事认证当事人或当事人委托的亲属、代理人直接到本中心办理,或由当事人委托的公证处、商业文书出证单位前来办理。

2、公证书应由出证公证处封套并加盖骑缝章。

3、随公证书应附出证公证处信函,注明该公证文书使用国名、使用目的、当事人姓名、份数等。

4、符合受理范围及有关规定

1)代送北京由外交部办理领事认证,并由外交部代送办理外国驻中国使馆的领事认证。

2)前往香港特别行政区使用的公证书、商业文书,代送北京由外交部办理确认手续。

3)申办外国驻广州24个领馆的领事认证,原则上介绍当事人自行到外交部授权的广东省外事服务中心办理,必要时可由当事人委托本中心代办。

(二)审核

本中心按照有关规定,对公证书、商业文书上的印章、签名、译文、当事人及公证员姓名拼音、文书格式、防伪鉴别措施等进行审核后受理。

(三)登记

1)审核完毕,本中心经办人员确认当事人的申办要求,并将有关受理编号、申办人联系电话、当事人姓名、申办国家、份数、急件或平件、收费情况等在《领事认证详情登记表》上逐项做好登记,以备核查、统计。

2)本中心经办人员在电脑打印的《领事认证申请函》上加盖“广州市人民政府外事办公室”公章;填写《申请领事认证档案登记表(民事)》或《申请领事认证档案登记表(商业)》。

(四)收费

1)本中心经办人员按照规定收费,同时确认开出的一式三联票据分别给申办人和本中心财务存底的单据是否齐全。

2)本中心经办人员严格执行外交部、各国驻华使馆的认证收费标准和广东省物价局核定的收费标准,按照外交部调整收费的文件规定进行操作。

3)本中心出纳人员定期与广州市人民政府外事办公室财务人员核对单据和收费情况。

(五)     不符合受理规定的处理

1)发现公证书、商业文件内容有差错或不符合领事认证要求的,由当事人负责向出证机构提出校正;

2)本中心经办人员应记录出现差错或不符合领事认证要求的公证书或商业文书的内容、出证部门、签字人和证书编号等;

3)本中心经办人员发现有伪造嫌疑的公证书、商业文书,及时与出证结构联系。确认伪造事实后,扣留伪造证书并报有关部门处理。

(六)寄件、收件与取件

1)本中心经办人员通过EMS邮政特快专递方式,亲自前往邮局办理寄件手续。

2)本中心经办人员对急件按照特急件方式邮寄,对平件原则上当天寄出。

3)对从外交部完成领事认证寄回本中心的公证书、商业文件,本中心经办人员签收后核对,核实无误后及时电话通知当事人取件。

4)当事人取件时应在《领事认证详情登记表》上签名。

(七)其他操作要求

1)本中心经办人员应按照与申办人约定的日期内完成认证文件。如遇特殊情况无法按期完成,应向申办人做好解释工作。

2)本中心经办人员有责任和义务回答申办人的业务咨询和电话咨询,在任何情况下不得与申办人争执或为难申办人。

3)本中心经办人员要妥善保存和使用有关认证业务文件、备案资料,电脑内存的各类资料。

4)本中心经办人员如遇特殊情况或问题,要及时向本中心领导报告,涉及业务问题的可视情与外交部领事司认证处或有关出证机构联系。

 

                  广州对外交流发展中心

                      00五年十二月    


作者: GZFAO
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